Руководство пользователя: Faith IT — ЭДО (Сбис, Тензор, Saby)
Добро пожаловать в приложение для интеграции Faith IT — ЭДО (Сбис, Тензор, Saby)! Данное руководство поможет вам настроить и эффективно использовать все возможности приложения для автоматизации документооборота.
Установка приложения «ЭДО (Сбис, Тензор, Saby)» и подключение аккаунтов СБИС.
Перед началом установки убедитесь, что у вас выполнены все основные требования.
1. Для работы приложения необходимы:
Шаг 1: Установите приложение
В вашем аккаунте СБИС необходимо создать технического пользователя с одним из наборов прав:
Важно: Через этого пользователя будет происходить авторизация и синхронизация данных между СБИС и Битрикс24. 1 технический пользователь = 1 подключаемая компания. Если вы хотите подключить несколько компаний из 1 сбиса, то вам нужно создать технических пользователей равных количеству подключаемых компаний.
Шаг 3: Авторизация и подключение аккаунта
После успешной авторизации выберите:
Критически важно: Для отправки документов флеш-носитель ЭП выбранного подписанта должна быть подключена к компьютеру и выполнен вход в аккаунт. Без этого документы не будут отправлены и останутся в статусе ожидания. Отправка произойдет после подключения флеш-носителя.
3. Важные ограничения
Перед началом установки убедитесь, что у вас выполнены все основные требования.
1. Для работы приложения необходимы:
- Аккаунт СБИС с действующей лицензией «Документооборот».
- Активная квалифицированная электронная подпись (КЭП) для лица, которое будет подписывать документы.
- Как получить: Инструкция по получению сертификата КЭП от ФНС.
Шаг 1: Установите приложение
- Установите приложение «ЭДО (Сбис, Тензор, Saby)» из Маркетплейса Битрикс24.
В вашем аккаунте СБИС необходимо создать технического пользователя с одним из наборов прав:
- Настройщик системы
- Администратор системы
- Директор
- Настройщик системы с возможностью видеть зарплату
Важно: Через этого пользователя будет происходить авторизация и синхронизация данных между СБИС и Битрикс24. 1 технический пользователь = 1 подключаемая компания. Если вы хотите подключить несколько компаний из 1 сбиса, то вам нужно создать технических пользователей равных количеству подключаемых компаний.
Шаг 3: Авторизация и подключение аккаунта
- Убедитесь, что вы авторизованы в Битрикс24 под учетной записью администратора.
- Перейдите на страницу настройки приложения «ЭДО (Сбис, Тензор, Saby)».
- Для первого подключения нажмите кнопку «Авторизоваться через аккаунт СБИС» на стартовой странице.
- Для добавления второго и последующих аккаунтов перейдите в раздел «Биллинг» → «Добавить новый аккаунт СБИС».
После успешной авторизации выберите:
- Компанию из вашего аккаунта СБИС, которую нужно подключить к интеграции.
- Подписанта — сотрудника с действующей КЭП, который будет подписывать исходящие документы.
Критически важно: Для отправки документов флеш-носитель ЭП выбранного подписанта должна быть подключена к компьютеру и выполнен вход в аккаунт. Без этого документы не будут отправлены и останутся в статусе ожидания. Отправка произойдет после подключения флеш-носителя.
3. Важные ограничения
- 1 технический пользователь = 1 компания в СБИС = 1 лицензия в приложении "«ЭДО (Сбис, Тензор, Saby)»".
- При первой установке можно добавить только один аккаунт. Раздел для добавления новых аккаунтов станет доступен после завершения первоначальной настройки.
Интеграция позволяет автоматически создавать и обновлять счета и Универсальные Передаточные Документы (УПД) в системе СБИС непосредственно из вашего Битрикс24. Это значительно ускоряет процесс работы с клиентами и минимизирует ручной ввод данных.
Ключевая особенность: Для корректной работы все счета должны создаваться в сущности Битрикс24 «Счета» с обязательным указанием контрагента и реквизитов вашей компании, к которой привязана интеграция.
Сущьности с которыми работает интеграция:
Ключевая особенность: Для корректной работы все счета должны создаваться в сущности Битрикс24 «Счета» с обязательным указанием контрагента и реквизитов вашей компании, к которой привязана интеграция.
Сущьности с которыми работает интеграция:
- Сделки
- Счета
- Смарт процессы
- Входящие документы в смарт процессы
Интеграция автоматически создает и заполняет следующие поля в Битрикс24:
В сущности "Счет":
В сущности "Счет":
- СБИС: УПД (Файл)
- СБИС: Односторонний акт (Файл)
- СБИС: Идентификатор ЭДО клиента (выбор оператора ЭДО клиента)
- СБИС: Счёт (Файл)
- СБИС: Дополнительные документы (Файл, множественное)
- СБИС: Односторонний акт (Файл, множественное)
- СБИС: Счета (Файл, множественное)
- СБИС: УПД (Файл, множественное)
- СБИС: ЭДО подключен с клиентом (список)
- СБИС: Почта для отправки одностороннего акта (строка)
Подготовка к работе
Прежде чем начать, убедитесь, что выполнены следующие условия:
Настройка смарт-процесса для входящих документов. (Автоматическая и ручная синхронизация)
Автоматическая синхронизация
Включите этот режим, чтобы новые входящие документы попадали в смарт-процесс без вашего участия.
Автоматические действия при изменении стадии
Вы можете настроить автоматическое принятие или отклонение документа в СБИС при переходе элемента на определённую стадию в Битрикс24.
Автоматически принять в СБИС
Ручная синхронизация (загрузка документов за прошлый период)
Этот режим позволяет загрузить в Битрикс24 документы, которые уже есть в СБИС, например, за предыдущий месяц или квартал.
Что создаётся в смарт-процессе
При успешной синхронизации (ручной или автоматической) в выбранном смарт-процессе создаётся новый элемент, который содержит:
Прежде чем начать, убедитесь, что выполнены следующие условия:
- Смарт-процесс должен содержать реквизиты компании-клиента, реквизиты вашей компании и товары. В списке доступны только те смарт-процессы, которые соответствуют этим требованиям.
- Важно: Если в Битрикс24 не заполнена ваша компания в сущности «Моя компания», то реквизиты вашей компании в создаваемом элементе будут пустыми. Пожалуйста, заполните их заранее.
Настройка смарт-процесса для входящих документов. (Автоматическая и ручная синхронизация)
Автоматическая синхронизация
Включите этот режим, чтобы новые входящие документы попадали в смарт-процесс без вашего участия.
- Выберите смарт-процесс из выпадающего списка.
- Выберите воронку внутри этого смарт-процесса.
- Укажите стадию, на которой будут создаваться новые элементы под входящие документы.
- Выберите поле, в которое будет сохраняться файл документа (обычно поле типа «Файл»)
- Выберите типы документов для создания смарт процессов
- Включите "Автоматическая синхронизация"
- При необходимости включите "Действия при изменении стадии в Bitrix24" принять/отклонить документ в СБИС
- нажмите кнопку "Сохранить"
Автоматические действия при изменении стадии
Вы можете настроить автоматическое принятие или отклонение документа в СБИС при переходе элемента на определённую стадию в Битрикс24.
Автоматически принять в СБИС
- При переходе элемента на стадию «Успех» происходит автоматическое принятие документа в системе СБИС.
- При переходе элемента на стадию «Провал» происходит автоматическое отклонение документа в СБИС.
- Поле для комментария: Вы можете указать поле, из которого будет браться текст «Причина отклонения».
- Это поле можно сделать обязательным для заполнения при переходе на стадию «Провал» или для любой другой «неуспешной» стадии.
- Если у вас много стадий, означающих неудачный исход, отклонение документа произойдёт при переходе на любую неуспешную стадию.
Ручная синхронизация (загрузка документов за прошлый период)
Этот режим позволяет загрузить в Битрикс24 документы, которые уже есть в СБИС, например, за предыдущий месяц или квартал.
- Выберите период загрузки (дата «от» и «до»).
- Выберите аккаунт СБИС, если подключено несколько компаний.
- Выберите тип документа (счет, УПД, акт и т.д.).
- Нажмите кнопку «Показать документы».
- Откроется список документов за выбранный период для предварительной проверки. Для загрузки всех документов из списка нажмите «Синхронизировать все».
Что создаётся в смарт-процессе
При успешной синхронизации (ручной или автоматической) в выбранном смарт-процессе создаётся новый элемент, который содержит:
- Реквизиты клиента (подтягиваются из СБИС и сопоставляются с существующими контрагентами).
- Файл документа в формате PDF (сохраняется в указанное вами поле).
- Реквизиты вашей компании (заполняются автоматически из сущности «Моя компания»).
В этом разделе настраиваются правила автоматизации для сущности «Счет».
Настройка условий и действий
Здесь вы настраиваете, какие действия в СБИС будут выполняться при переходе счета на определенную стадию в Битрикс24.
Выбор стадии: Выберите нужную стадию из единой воронки счетов.
Добавление действия: Нажмите «Добавить на стадию»
Доступные действия:
Настройка условий и действий
Здесь вы настраиваете, какие действия в СБИС будут выполняться при переходе счета на определенную стадию в Битрикс24.
Выбор стадии: Выберите нужную стадию из единой воронки счетов.
Добавление действия: Нажмите «Добавить на стадию»
Доступные действия:
- Создать счет
- Обновить счет
- Удалить счет
- Создать УПД
- Обновить УПД
- Удалить УПД
- Отправить другой документ (выберите регламент в СБИС письмо или договор и поле из которого забирать документ). Возможна отправка файла xml. Например, если делаете счета в 1С.
Сопоставление полей
В этом разделе необходимо сопоставить поля счета в Битрикс24 с соответствующими полями в СБИС.
Редактируемые поля:
В этом разделе необходимо сопоставить поля счета в Битрикс24 с соответствующими полями в СБИС.
Редактируемые поля:
- Наименование документа-основания: Укажите основание (например, "Оферта", "Договор №..."). Значение берется из указанного поля Битрикс24.
- Номер документа-основания: Номер счета или УПД. Можно использовать стандартную нумерацию Битрикс24 или собственную.
- Дата документа-основания: Дата выставления счета.
- Дата выполнения работ: Используется для УПД как дата завершения работ.
Обратите внимание: Эти поля автоматически заполняются данными из реквизитов вашей компании и контрагента. Это избавляет вас от ручной настройки форматов и обязательных полей СБИС.
- Включить отправку счета вместе с УПД: При включении этой опции счет не будет отправляться клиенту до тех пор, пока по нему (или по всем счетам сделки) не будет сформирован УПД. Полезно при работе по оферте.
- Отключить создание счета в СБИС: Если функция включена, счета не будут создаваться в СБИС. Однако счет в Битрикс24 должен существовать, так как именно из него берутся реквизиты для формирования УПД.
- Корпоративная почта: Email, используемый для отправки приглашений в ЭДО, если у клиента нет подключенного оператора ЭДО. Также используется для работы с односторонними актами.
- Акты отправляются на емейл клиента который должен быть указан в поле сущности “Компания” СБИС: Почта для отправки одностороннего акта. Если поле пустое, то письмо не будет отправлено.
Этот раздел позволяет управлять документами по всем счетам в рамках сделки массово.
Особенности работы
Действия в сделке применяются ко всем ее счетам одновременно. Это идеально для массовых операций: отправки нескольких счетов или формирования УПД по нескольким счетам одной сделки.
Настройка условий и действий
Настройки уникальны для каждой воронки сделок, что позволяет гибко управлять процессами в разных отделах продаж.
Временно не работает! Из за бага на стороне битрикса. Сейчас невозможно по api заполнять поля с типом “файл/множественное”. Как баг будет устранен мы сразу включим данную функцию. Пока все документы после подписания попадают в конкретный счет в битриксе.
В данной настройке метчим поля для документов из СБИС. То есть куда будут отсылаться все документы в сделку. Документ попадет в сделку после подписания с двух сторон.На данный момент все документы отправляются в счет по умолчанию
Общие настройки сделок
Эта функция позволяет автоматически отправлять клиенту односторонний акт, если он не принял его в течение указанного количества дней.
Особенности работы
Действия в сделке применяются ко всем ее счетам одновременно. Это идеально для массовых операций: отправки нескольких счетов или формирования УПД по нескольким счетам одной сделки.
Настройка условий и действий
Настройки уникальны для каждой воронки сделок, что позволяет гибко управлять процессами в разных отделах продаж.
- Выбор воронки и стадии: Выберите воронку и нужную стадию сделки.
- Добавление действия: Нажмите «Добавить на стадию».
- Создать счет
- Обновить счет
- Удалить счет
- Создать УПД
- Обновить УПД
- Удалить УПД
- Условия: Настройте условия для выполнения действий. Доступны счета сделок.
Временно не работает! Из за бага на стороне битрикса. Сейчас невозможно по api заполнять поля с типом “файл/множественное”. Как баг будет устранен мы сразу включим данную функцию. Пока все документы после подписания попадают в конкретный счет в битриксе.
В данной настройке метчим поля для документов из СБИС. То есть куда будут отсылаться все документы в сделку. Документ попадет в сделку после подписания с двух сторон.На данный момент все документы отправляются в счет по умолчанию
Общие настройки сделок
- Отключить возможность создания УПД из автоматизации: При включении этой функции действия, настроенные на стадиях сделки, отключаются. При этом ручные действия через виджет приложения в сделке остаются доступны.
Эта функция позволяет автоматически отправлять клиенту односторонний акт, если он не принял его в течение указанного количества дней.
- Шаблон документа: Необходимо заранее создать и загрузить шаблон акта в Битрикс24.
- Срок отправки: Укажите, через сколько дней отправлять акт.
- Инструкция по созданию шаблонов документов
Этот раздел позволяет отправлять в СБИС исходящие документы (счета, УПД, акты и другие) непосредственно из ваших смарт-процессов. Всё работает по той же логике, что и для сущности «Счета», но с учётом гибкости и кастомизации смарт-процессов.
Настройка действий на стадиях смарт-процесса
Вы можете настроить автоматическое создание, обновление или удаление документов в СБИС при переходе элемента смарт-процесса на определённую стадию.
Условия позволяют разграничить, для какой компании или какого типа документов выполнять действие.
Поля смарт-процесса для сопоставления
В этом разделе вы сопоставляете поля вашего смарт-процесса с полями документа в СБИС.
Редактируемые поля:
Все обязательные поля СБИС (ИНН, КПП, адреса, банковские реквизиты) автоматически заполняются из карточек «Моя компания» и контрагента, привязанного к элементу смарт-процесса.
Общие настройки для смарт-процессов
Доступны те же дополнительные опции, что и для счетов:
- Смарт-процесс должен содержать реквизиты компании-клиента, реквизиты вашей компании и товары. В списке доступны только те смарт-процессы, которые соответствуют этим требованиям.
Настройка действий на стадиях смарт-процесса
Вы можете настроить автоматическое создание, обновление или удаление документов в СБИС при переходе элемента смарт-процесса на определённую стадию.
- Выберите смарт-процесс из списка доступных.
- Выберите нужную воронку (если в смарт-процессе их несколько).
- Выберите стадию или нажмите «Добавить на стадию».
- Выберите действие:
- Создать счет
- Обновить счет
- Удалить счет
- Создать УПД
- Обновить УПД
- Удалить УПД
- Отправить другой документ (выберите регламент в СБИС письмо или договор и поле из которого забирать документ). Возможна отправка файла xml. Например, если делаете счета в 1С.
Условия позволяют разграничить, для какой компании или какого типа документов выполнять действие.
Поля смарт-процесса для сопоставления
В этом разделе вы сопоставляете поля вашего смарт-процесса с полями документа в СБИС.
Редактируемые поля:
- Номер счёта
- Наименование документа-основания (например, номер договора или оферты)
- Номер документа-основания (номер счета или УПД)
- Дата документа-основания (дата выставления счета)
- Дата выполнения работ (для УПД)
Все обязательные поля СБИС (ИНН, КПП, адреса, банковские реквизиты) автоматически заполняются из карточек «Моя компания» и контрагента, привязанного к элементу смарт-процесса.
Общие настройки для смарт-процессов
Доступны те же дополнительные опции, что и для счетов:
- Включить отправку счета всегда только вместе с УПД
- Счет не будет отправлен клиенту, пока по нему не сформирован УПД. Полезно, если бухгалтерия клиента не принимает счета без акта.
- Отключить создание счета в СБИС
- Счет создаётся только в Битрикс24 (внутри смарт-процесса), но не уходит в СБИС. Однако для формирования УПД счёт в Битриксе необходим — из него берутся актуальные реквизиты.
- Корпоративная почта
- Используется для отправки приглашений в ЭДО, если у клиента нет оператора, а также для односторонних актов.
Приложение добавляет специальные виджеты в карточки сделок, счетов, смарт процессов для ручного управления документами.
Виджет в карточке Сделки
В раздел связанных сущностей сделки добавляется виджет «СБИС».
В раздел связанных сущностей счета/ смарт процеса добавляется виджет «СБИС» с набором ручных действий:
Виджет в карточке Сделки
В раздел связанных сущностей сделки добавляется виджет «СБИС».
- Запросить УПД повторно: Кнопка «Запустить» инициирует внесение изменений или корректировок в УПД, который был создан на основании всех счетов данной сделки.
В раздел связанных сущностей счета/ смарт процеса добавляется виджет «СБИС» с набором ручных действий:
- Создать и отправить счёт: Оформление и передача счета в СБИС на основании данных из Битрикс24.
- Обновить счёт: Внесение изменений в уже существующий в СБИС счет.
- Создать и отправить УПД по счету: Оформление и передача Универсального Передаточного Документа на основании данного счета.
- Обновить УПД по счету: Внесение изменений в уже существующий в СБИС УПД.
- Отправить документ (другой): Отправка дополнительных документов (не УПД и не счет) через СБИС.
- Обновить e-mail компании для ЭДО: Смена или добавление email для ЭДО, необходим для отправки одностороннего акта.
Настройки формирования односторонних актов
Эта функция позволяет автоматически отправлять клиенту односторонний акт, если он не принял его в течение указанного количества дней.
Эта функция позволяет автоматически отправлять клиенту односторонний акт, если он не принял его в течение указанного количества дней.
- Шаблон документа: Необходимо заранее создать и загрузить шаблон акта в Битрикс24.
- Срок отправки: Укажите, через сколько дней отправлять акт.
- Инструкция по созданию шаблонов документов
Раздел «Аккаунты СБИС»
В этом разделе вы можете управлять подключенными компаниями и подписками:
Вопросы по оплате? Свяжитесь с нашей поддержкой:
Написать в MAX
Написать в telegram
Раздел "Счета и платежи"
Здесь отображается информация по произведенным оплатам и датам окончания действия ваших тарифов.
Подробнее о тарифах
В этом разделе вы можете управлять подключенными компаниями и подписками:
- Подключить дополнительную компанию.
- Просмотреть информацию о подключенных аккаунтах.
- Редактировать, отключать аккаунты или управлять подписками.
- Оплачивать подписки.
- Контролировать срок действия подписки и количество доступных документов.
Вопросы по оплате? Свяжитесь с нашей поддержкой:
Написать в MAX
Написать в telegram
Раздел "Счета и платежи"
Здесь отображается информация по произведенным оплатам и датам окончания действия ваших тарифов.
Подробнее о тарифах