Руководство пользователя: Faith IT — ЭДО (Сбис, Тензор, Saby)
Добро пожаловать в приложение для интеграции Faith IT — ЭДО (Сбис, Тензор, Saby)! Данное руководство поможет вам настроить и эффективно использовать все возможности приложения для автоматизации документооборота.
Установка приложения «ЭДО (Сбис, Тензор, Saby)» и подключение аккаунтов СБИС.
Перед началом установки убедитесь, что у вас выполнены все основные требования.
1. Для работы приложения необходимы:
Шаг 1: Установите приложение
В вашем аккаунте СБИС необходимо создать технического пользователя с одним из наборов прав:
Важно: Через этого пользователя будет происходить авторизация и синхронизация данных между СБИС и Битрикс24. 1 технический пользователь = 1 подключаемая компания. Если вы хотите подключить несколько компаний из 1 сбиса, то вам нужно создать технических пользователей равных количеству подключаемых компаний.
Шаг 3: Авторизация и подключение аккаунта
После успешной авторизации выберите:
Критически важно: Для отправки документов флеш-носитель ЭП выбранного подписанта должна быть подключена к компьютеру и выполнен вход в аккаунт. Без этого документы не будут отправлены и останутся в статусе ожидания. Отправка произойдет после подключения флеш-носителя.
3. Важные ограничения
Перед началом установки убедитесь, что у вас выполнены все основные требования.
1. Для работы приложения необходимы:
- Аккаунт СБИС с действующей лицензией «Документооборот».
- Активная квалифицированная электронная подпись (КЭП) для лица, которое будет подписывать документы.
- Как получить: Инструкция по получению сертификата КЭП от ФНС.
Шаг 1: Установите приложение
- Установите приложение «ЭДО (Сбис, Тензор, Saby)» из Маркетплейса Битрикс24.
В вашем аккаунте СБИС необходимо создать технического пользователя с одним из наборов прав:
- Настройщик системы
- Администратор системы
- Директор
- Настройщик системы с возможностью видеть зарплату
Важно: Через этого пользователя будет происходить авторизация и синхронизация данных между СБИС и Битрикс24. 1 технический пользователь = 1 подключаемая компания. Если вы хотите подключить несколько компаний из 1 сбиса, то вам нужно создать технических пользователей равных количеству подключаемых компаний.
Шаг 3: Авторизация и подключение аккаунта
- Убедитесь, что вы авторизованы в Битрикс24 под учетной записью администратора.
- Перейдите на страницу настройки приложения «ЭДО (Сбис, Тензор, Saby)».
- Для первого подключения нажмите кнопку «Авторизоваться через аккаунт СБИС» на стартовой странице.
- Для добавления второго и последующих аккаунтов перейдите в раздел «Биллинг» → «Добавить новый аккаунт СБИС».
После успешной авторизации выберите:
- Компанию из вашего аккаунта СБИС, которую нужно подключить к интеграции.
- Подписанта — сотрудника с действующей КЭП, который будет подписывать исходящие документы.
Критически важно: Для отправки документов флеш-носитель ЭП выбранного подписанта должна быть подключена к компьютеру и выполнен вход в аккаунт. Без этого документы не будут отправлены и останутся в статусе ожидания. Отправка произойдет после подключения флеш-носителя.
3. Важные ограничения
- 1 технический пользователь = 1 компания в СБИС = 1 лицензия в приложении "«ЭДО (Сбис, Тензор, Saby)»".
- При первой установке можно добавить только один аккаунт. Раздел для добавления новых аккаунтов станет доступен после завершения первоначальной настройки.
Интеграция позволяет автоматически создавать и обновлять счета и Универсальные Передаточные Документы (УПД) в системе СБИС непосредственно из вашего Битрикс24. Это значительно ускоряет процесс работы с клиентами и минимизирует ручной ввод данных.
Ключевая особенность: Для корректной работы все счета должны создаваться в сущности Битрикс24 «Счета» с обязательным указанием контрагента и реквизитов вашей компании, к которой привязана интеграция.
ВАЖНО: Перед началом работы убедитесь, что полностью заполнены реквизиты вашей компании и контрагентов в Битрикс24. Без этого СБИС не сможет сформировать корректные документы.
Ключевая особенность: Для корректной работы все счета должны создаваться в сущности Битрикс24 «Счета» с обязательным указанием контрагента и реквизитов вашей компании, к которой привязана интеграция.
ВАЖНО: Перед началом работы убедитесь, что полностью заполнены реквизиты вашей компании и контрагентов в Битрикс24. Без этого СБИС не сможет сформировать корректные документы.
Интеграция автоматически создает и заполняет следующие поля в Битрикс24:
В сущности "Счет":
В сущности "Счет":
- СБИС: УПД (Файл)
- СБИС: Односторонний акт (Файл)
- СБИС: Идентификатор ЭДО клиента (выбор оператора ЭДО клиента)
- СБИС: Счёт (Файл)
- СБИС: Дополнительные документы (Файл, множественное)
- СБИС: Односторонний акт (Файл, множественное)
- СБИС: Счета (Файл, множественное)
- СБИС: УПД (Файл, множественное)
- СБИС: ЭДО подключен с клиентом (список)
- СБИС: Почта для отправки одностороннего акта (строка)
В этом разделе настраиваются правила автоматизации для сущности «Счет».
Настройка условий и действий
Здесь вы настраиваете, какие действия в СБИС будут выполняться при переходе счета на определенную стадию в Битрикс24.
Настройка условий и действий
Здесь вы настраиваете, какие действия в СБИС будут выполняться при переходе счета на определенную стадию в Битрикс24.
- Выбор стадии: Выберите нужную стадию из единой воронки счетов.
- Добавление действия: Нажмите «Добавить на стадию»
- Доступные действия:
- Создать счет
- Обновить счет
- Удалить счет
- Создать УПД
- Обновить УПД
- Удалить УПД
- Условия: Для каждого действия можно задать условия. Это позволяет разграничить создание документов для разных компаний или сценариев документооборота. Доступны поля счета.
Сопоставление полей
В этом разделе необходимо сопоставить поля счета в Битрикс24 с соответствующими полями в СБИС.
Редактируемые поля:
В этом разделе необходимо сопоставить поля счета в Битрикс24 с соответствующими полями в СБИС.
Редактируемые поля:
- Наименование документа-основания: Укажите основание (например, "Оферта", "Договор №..."). Значение берется из указанного поля Битрикс24.
- Номер документа-основания: Номер счета или УПД. Можно использовать стандартную нумерацию Битрикс24 или собственную.
- Дата документа-основания: Дата выставления счета.
- Дата выполнения работ: Используется для УПД как дата завершения работ.
Обратите внимание: Эти поля автоматически заполняются данными из реквизитов вашей компании и контрагента. Это избавляет вас от ручной настройки форматов и обязательных полей СБИС.
- Всегда отправлять счет вместе с УПД: При включении этой опции счет не будет отправляться клиенту до тех пор, пока по нему (или по всем счетам сделки) не будет сформирован УПД. Полезно при работе по оферте.
- Отключить создание счета в СБИС: Если функция включена, счета не будут создаваться в СБИС. Однако счет в Битрикс24 должен существовать, так как именно из него берутся реквизиты для формирования УПД.
- Корпоративная почта: Email, используемый для отправки приглашений в ЭДО, если у клиента нет подключенного оператора ЭДО. Также используется для работы с односторонними актами.
- Акты отправляются на емейл клиента который должен быть указан в поле сущности “Компания” СБИС: Почта для отправки одностороннего акта. Если поле пустое, то письмо не будет отправлено.
Этот раздел позволяет управлять документами по всем счетам в рамках сделки массово.
Особенности работы
Действия в сделке применяются ко всем ее счетам одновременно. Это идеально для массовых операций: отправки нескольких счетов или формирования УПД по нескольким счетам одной сделки.
Настройка условий и действий
Настройки уникальны для каждой воронки сделок, что позволяет гибко управлять процессами в разных отделах продаж.
Временно не работает! Из за бага на стороне битрикса. Сейчас невозможно по api заполнять поля с типом “файл/множественное”. Как баг будет устранен мы сразу включим данную функцию. Пока все документы после подписания попадают в конкретный счет в битриксе.
В данной настройке метчим поля для документов из СБИС. То есть куда будут отсылаться все документы в сделку. Документ попадет в сделку после подписания с двух сторон.На данный момент все документы отправляются в счет по умолчанию
Общие настройки сделок
Эта функция позволяет автоматически отправлять клиенту односторонний акт, если он не принял его в течение указанного количества дней.
Особенности работы
Действия в сделке применяются ко всем ее счетам одновременно. Это идеально для массовых операций: отправки нескольких счетов или формирования УПД по нескольким счетам одной сделки.
Настройка условий и действий
Настройки уникальны для каждой воронки сделок, что позволяет гибко управлять процессами в разных отделах продаж.
- Выбор воронки и стадии: Выберите воронку и нужную стадию сделки.
- Добавление действия: Нажмите «Добавить на стадию». Выбор действия: Доступные действия (применяются ко всем счетам сделки):
- Создать счет
- Обновить счет
- Удалить счет
- Создать УПД
- Обновить УПД
- Удалить УПД
- Условия: Настройте условия для выполнения действий. Доступны счета сделок.
Временно не работает! Из за бага на стороне битрикса. Сейчас невозможно по api заполнять поля с типом “файл/множественное”. Как баг будет устранен мы сразу включим данную функцию. Пока все документы после подписания попадают в конкретный счет в битриксе.
В данной настройке метчим поля для документов из СБИС. То есть куда будут отсылаться все документы в сделку. Документ попадет в сделку после подписания с двух сторон.На данный момент все документы отправляются в счет по умолчанию
Общие настройки сделок
- Отключить возможность создания УПД из автоматизации: При включении этой функции действия, настроенные на стадиях сделки, отключаются. При этом ручные действия через виджет приложения в сделке остаются доступны.
Эта функция позволяет автоматически отправлять клиенту односторонний акт, если он не принял его в течение указанного количества дней.
- Шаблон документа: Необходимо заранее создать и загрузить шаблон акта в Битрикс24.
- Срок отправки: Укажите, через сколько дней отправлять акт.
- Инструкция по созданию шаблонов документов
Настройки формирования односторонних актов
Эта функция позволяет автоматически отправлять клиенту односторонний акт, если он не принял его в течение указанного количества дней.
Эта функция позволяет автоматически отправлять клиенту односторонний акт, если он не принял его в течение указанного количества дней.
- Шаблон документа: Необходимо заранее создать и загрузить шаблон акта в Битрикс24.
- Срок отправки: Укажите, через сколько дней отправлять акт.
- Инструкция по созданию шаблонов документов
В этом разделе вы можете управлять подключенными компаниями и подписками:
Вопросы по оплате? Свяжитесь с нашей поддержкой: Написать в WhatsApp.
Счета и платежи
Здесь отображается информация по произведенным оплатам и датам окончания действия ваших тарифов.
- Подключить дополнительную компанию.
- Просмотреть информацию о подключенных аккаунтах.
- Редактировать, отключать аккаунты или управлять подписками.
- Оплачивать подписки.
- Контролировать срок действия подписки и количество доступных документов.
Вопросы по оплате? Свяжитесь с нашей поддержкой: Написать в WhatsApp.
Счета и платежи
Здесь отображается информация по произведенным оплатам и датам окончания действия ваших тарифов.
Приложение добавляет специальные виджеты в карточки сделок и счетов для ручного управления документами.
Виджет в карточке Сделки
В раздел связанных сущностей сделки добавляется виджет «СБИС».
В раздел связанных сущностей счета добавляется виджет «СБИС» с набором ручных действий:
Виджет в карточке Сделки
В раздел связанных сущностей сделки добавляется виджет «СБИС».
- Запросить УПД повторно: Кнопка «Запустить» инициирует внесение изменений или корректировок в УПД, который был создан на основании всех счетов данной сделки.
В раздел связанных сущностей счета добавляется виджет «СБИС» с набором ручных действий:
- Создать и отправить счёт: Оформление и передача счета в СБИС на основании данных из Битрикс24.
- Обновить счёт: Внесение изменений в уже существующий в СБИС счет.
- Создать и отправить УПД по счету: Оформление и передача Универсального Передаточного Документа на основании данного счета.
- Обновить УПД по счету: Внесение изменений в уже существующий в СБИС УПД.
- Отправить документ (другой): Отправка дополнительных документов (не УПД и не счет) через СБИС.
- Обновить e-mail компании для ЭДО: Смена или добавление email для ЭДО, необходим для отправки одностороннего акта.